Los reclamos en proyectos de construcción son inevitables, pero su correcta gestión puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto.
Los proyectos de construcción con frecuencia son complejos e involucran una gran variedad de especialidades. Se enfrentan además a condiciones de terreno y climáticas que pueden llegar a ser desafiantes.
En el mundo ideal, un proyecto debe ser diseñado sin fallas ni carencias, el terreno no guarda sorpresas y el clima no afecta el proceso de construcción en campo. Ademas, los suministros llegan según el programa y el propietario no incluye cambios o, si lo hace, solicita oportunamente al contratista su estimación del impacto y la aprueba antes de ejecutar los cambios.
Sin embargo, no estamos en un mundo ideal y la realidad de la industria contiene diseños imperfectos, terrenos con sorpresas desagradables, eventos climáticos no previstos y cambios de alcance mal gestionados, entre otros temas que pueden generar impactos a un contratista y que, en su estimación a partir de la distribución de riesgos y responsabilidades acordada en el contrato, corresponde que el contratante le reconozca.
Es en ese momento cuando un contratista debe presentar un reclamo y, como es natural, a dicho contratista le corresponde elaborar un documento claro, consistente, con sustento y la capacidad de demostrar claramente al lector dos cosas: el concepto y el impacto.
El concepto
El concepto es fundamental. Si el concepto no está claro o no es posible presentarlo de forma efectiva, será muy complicado -me atrevería a decir inviable- lograr el reconocimiento de los impactos, por importantes que estos sean.
Para demostrar el concepto, es necesario que el documento presente de manera clara los eventos o causas y los relacione de manera directa con los riesgos u obligaciones a cargo del contratante. Es necesario también dejar en claro que el accionar del contratista ha sido diligente. Esto último incluye el haber notificado oportunamente al contratante de la ocurrencia o del descubrimiento de una condición potencialmente nociva. Recordemos el artículo La alerta temprana (https://delgadoconsultores.pe/index.php/es/articulos/la-alerta-temprana).
Finalmente, será indispensable demostrar el vínculo de causalidad entre el evento o serie de eventos que el contratista declara como causas y el impacto sobre las operaciones, costos o plazos comprometidos y programados.
El impacto
Recién cuando el concepto ha sido debidamente desarrollado, es posible centrarse la demostración del impacto. El impacto puede en el costo, en el plazo o, generalmente, una combinación de ambos.
Para demostrar el impacto en costo lo ideal es basarse sobre costos y rendimientos declarados en los documentos contractuales que provienen de la oferta adjudicada. Es común que los concursos de alto nivel soliciten análisis de precios unitarios (APUs), lo que suele ser pesado para el área de propuestas de los contratistas, pero resulta una inversión positiva al momento de demostrar impactos en un reclamo.
Otra fuente importantísima de sustento para el cálculo de los impactos es la información de seguimiento de la obra, tal como los reportes diarios y las actualizaciones del cronograma.
Cuando falta información, se puede recurrir a estándares de la industria, pero ello siempre será menos valioso que los APUs de la oferta y la información oficial de seguimiento de la obra.
El impacto en plazo requiere necesariamente de la demostración de afectación de la ruta crítica. Sin embargo, ocurre con cierta frecuencia que las actividades afectadas no se encuentran en la ruta crítica o, al menos, no en la ruta crítica original. Lo que sucede es que un impacto en tareas no-críticas puede ser de tal magnitud que agote y exceda su holgura de modo que la ruta crítica se modifique y la fecha de término del proyecto se vea afectada.
Cuando eso sucede, la extensión del plazo que el contratista solicitará producirá normalmente un incremento de costo en los gastos generales.
Estructura
Una buena estrategia de presentación de reclamos es usar dos documentos. Una carta sencilla resumiendo el caso y declarando los impactos, y un informe de sustento.
El informe de sustento es el documento más importante, es en él donde se presenta detalladamente el caso, se expone el concepto, se demuestra la relación de causalidad y se presenta el cálculo detallado de los impactos.
Típicamente, el informe de sustento tiene la siguiente estructura:
- Antecedentes: Breve enumeración de antecedentes tales como los datos y descripción del proyecto, las fechas de adjudicación, firma del contrato, inicio y fin de obra, etc.., así como la legislación aplicable de manera suplementaria.
- Fundamentos de hecho: El relato claro, sencillo y objetivo de los eventos.
- Fundamentos de derecho: La demostración de qué cláusulas contractuales asignan la responsabilidad o riesgo de los eventos presentados al contratante o liberan de responsabilidad al contratista. En esta sección es también posible hacer referencia a legislación aplicable, tal como algunos numerales del Código Civil.
- Análisis de impactos: Es aquí donde se demuestra, primero, la relación de causalidad entre los eventos y la afectación al contratista, para luego pasar a los cálculos matemáticos y de afectación del cronograma.
Naturalmente, el informe de sustento debe estar escrito de manera objetiva y con la suficiente claridad como para que cualquier lector que no esté al tanto del proyecto lo entienda.
En realidad, lo fundamental para un informe de sustento es que lleve al lector a que este llegue por sí mismo a la inevitable conclusión de que el reclamo es procedente y que los cálculos de impacto son correctos.
Anexos
Por último, pero no por ello menos importante, es que un informe de sustento debe tener la capacidad de demostrar todo lo que afirma.
Para ello es de vital importancia hacer referencia, en cada evento o acción declarada en la sección Fundamentos de hecho, a documentos que pueden ser partes diarios, anotaciones en el Cuaderno de Obra, cartas, correos entre las partes, notificaciones de terceros que sean aplicables tales como autoridades o proveedores, etc. Lo mismo debe suceder con la documentación de sustento para la sección Análisis de impactos.
Todas esas comunicaciones y documentos de sustento deben ir ordenados como anexos de modo tal que el lector que recorre la historia de eventos pueda acceder al sustento de manera inmediata y quedar convencido de la veracidad de dicha historia, así como de la correcta evaluación de los impactos.
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