En el mundo de los proyectos de ingeniería y construcción, el alcance de trabajo es la piedra angular de toda la relación entre el cliente o contratante y el ejecutor o contratista.
El alcance de trabajo está constituido por la descripción completa y detallada, hasta donde es razonablemente y técnicamente posible, de todo el trabajo a cargo del contratista. Junto con las condiciones, tanto técnicas como comerciales, el alcance de trabajo es la base sobre la cual un contratista diligente estudiará la forma óptima de ejecución del trabajo, determinando procesos y procedimientos, para luego pasar a desarrollar las estimaciones de costos y plazos.
Debemos tomar en consideración que las estimaciones de costos y plazos serán usadas inicialmente por el cliente para el proceso de selección del contratista. Hace muy poco leí en LinkedIn una publicación de Jonathan Soto Rosado que comentaba muy acertadamente cómo así la estimación de costos no acaba con la adjudicación, sino que constituye la línea base para la ejecución de la obra.
No solo estoy de acuerdo, sino que considero que es más que eso. Una oferta responsable por parte de un contratista para la ejecución de un proyecto de construcción refleja el entendimiento de ese contratista con respecto al alcance de trabajo a ejecutar, considerando las condiciones provistas por el cliente y existentes en el lugar destinado para la obra.
Ese entendimiento decantará en un plan de trabajo del que se extraerán procesos, secuencias de trabajo, recursos, rendimientos y plazos, que deberán iterarse hasta lograr un balance y el cumplimiento de los requisitos o condiciones del cliente. Es común que el cliente tenga expectativas relacionadas con el plazo y, dependiendo de la industria, muchas veces dichas expectativas pueden llegar a ser irreales
Naturalmente, la comprensión del alcance de trabajo y la organización del plan necesario para cumplirlo dadas las condiciones previstas no debe tomarse a la ligera. Los contratistas realmente responsables y exitosos suelen encargar esta tarea fundamental a personal altamente calificado y con experiencia. Usualmente, gerentes senior que han ejecutado obras similares.
El alcance de trabajo es, además, una de las fuentes más importantes de desacuerdos entre contratante y contratado. Es por ello que debe de quedar claro para ambas partes. Una buena manera de hacerlo es desarrollar un WBS, siglas de “Estructura de Desglose del Trabajo”, del inglés Work Breakdown Structure.
Como es de esperar, el contratante necesita la obra completa y es común que haya algunas partes que no hayan quedado claras en su solicitud de oferta, por lo que suele ser tarea del contratista, desde el momento en el que actúa como postor en una licitación, tomar todas las consideraciones para dejar claro el alcance de trabajo que ha entendido y proponer los ajustes y aclaraciones necesarias para asegurar que la obra quede completa y sea funcional. Sin embargo, es fundamental que toda aclaración y ajuste propuesto sea validado con el contratante. Recién tras dicha validación puede considerarse que el alcance de trabajo ha sido acordado.
Una vez acordado el alcance de trabajo, cualquier variación debe ser convenida entre las partes y podrá generar ajustes al precio y al plazo, siempre que exista una justificación técnicamente sustentada. Como es de esperar, el análisis para dicha justificación provendrá de la información y detalles provistos con la oferta adjudicada: procesos, recursos, rendimientos, plazos, etc.
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