Este artículo está destinado a ser entendido en el campo de los proyectos de ingeniería y construcción. Solo para ser claros y proporcionar algún contexto, esto es desde el punto de vista del contratista, en su relación con el propietario o cliente.
Muy a menudo, tan pronto como alguien menciona "el contrato", la mayoría de las personas en la organización del contratista comienza a llamar a los abogados, ya sea de las áreas legales internas o de firmas externas de consultoría legal. Pocos piensan en mostrar los primeros borradores de contrato a un gerente de proyecto de alto nivel o a cualquier representante del equipo de operaciones. Incluso menos personas son lo suficientemente inteligentes como para tomar en consideración el borrador del contrato, a veces incluido como parte del paquete de documentos de licitación, al preparar la propuesta del contratista. A lo sumo, cuando el cliente incluye dicho borrador de contrato en su paquete de ofertas, el equipo comercial del contratista envía ese borrador de contrato a su área legal, pidiendo recomendaciones para incluir en las condiciones de la propuesta. No me malinterpreten: eso no está mal, está bien. Pero solo estar bien no es suficiente.
“la negociación del contrato debe ser realizada por los tomadores de decisiones, con el mejor conocimiento del proyecto yásu organización”
Una vez adjudicado el contratista y firmado el contrato por ambas partes, el resultado final es que el equipo del proyecto del contratista termina atado a condiciones operacionales en gran medida desconocidas. Si todo va bien y sin problemas durante la ejecución del proyecto -lo que casi nunca sucede- el proyecto se finaliza, todo el mundo queda feliz y nadie lee el contrato.
Lamentablemente, casi nunca es así. La realidad se aparece: algunas condiciones cambian, el propietario necesita algunos ajustes, el contratista se retrasa o los costos aumentan -generalmente ambas situaciones ocurren al mismo tiempo- y, sí, en ese momento el equipo del proyecto y el gerente del proyecto buscan el contrato, empiezan a leerlo y descubren que va a ser muy difícil realinear el proyecto sin absorber algunos costos importantes, dañar la imagen del contratista y la relación comercial con el cliente.
Por supuesto, cualquier contratista competente nombrará un administrador de contratos como parte del equipo del proyecto, pero esto es generalmente después de que se firma el contrato.
A decir verdad, en los proyectos de ingeniería y construcción el contrato no es una cuestión que deba delegarse a los abogados y al administrador de contratos, luego de que este último sea nombrado. El contrato es responsabilidad primordial del gerente del proyecto y del equipo del proyecto. Un contratista, como organización, se llama contratista justamente porque realiza trabajos bajo contrato.
Como he mencionado en un artículo anterior1, los responsables del contrato son los que aceptan el contrato y realizarán el trabajo correspondiente. Podemos llamarlos los "tomadores de decisiones" del acuerdo.
Por lo tanto, el área de operaciones del contratista debe participar en la revisión del borrador de contrato para hacer aportes al equipo comercial que prepara la propuesta. Un gerente de proyecto experimentado debe incluir comentarios al borrador del contrato antes de enviarlo al área legal. De esta manera, el área legal tiene un contexto óptimo para su examen, observaciones y recomendaciones.
Obviamente, la negociación del contrato debe ser realizada por los tomadores de decisiones (negociador principal), ya que tienen el mejor conocimiento del proyecto y de su propia organización. El área legal del contratista, o consultor legal externo, actúa aquí como asesor del negociador principal y puede establecer límites corporativos que el negociador principal no puede exceder.
El negociador principal debe ser un gerente de proyecto experimentado o un representante de operaciones, que sabe lo que puede suceder en el sitio durante la ejecución del proyecto y tiene una idea bastante clara de los problemas que el equipo del proyecto tendrá que superar.
Por último, lo primero que debe hacer un gerente de proyecto designado es leer el contrato del que será el máximo responsable.
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