¿Qué ha hecho al ser humano lo que es? No somos los más fuertes y no somos los más rápidos; creemos sí, ser los más inteligentes, pero para aprovechar esa inteligencia ha sido necesario que actuemos de manera coordinada.
Así se hicieron las pirámides y los imperios, así llegó el ser humano a la luna y ha lanzado naves que han aterrizado en Marte. Es la capacidad de actuar coordinadamente la que permite que esa inteligencia, que el ser humano considera como su principal activo, transforme ideas desperdigadas en múltiples individuos en productos y servicios concretos que mejoran la situación de la sociedad.
“…la industria de la información ha sido la causa inicial de la aceleración del cambio tecnológico de los últimos doscientos años”. - Daniel Headrick
Es la velocidad y precisión de la comunicación humana lo que ha permitido el intercambio y enriquecimiento del conocimiento y la coordinación de las acciones. Por ello Daniel Headrick señala: “El conocimiento es causa y efecto del crecimiento económico, y la industria de la información ha sido la causa inicial de la aceleración del cambio tecnológico de los últimos doscientos años” 1
La industria de la ingeniería y construcción no es una excepción, sino más bien un claro ejemplo de cómo la correcta comunicación permite el logro de obras realmente extraordinarias, desde las ya mencionadas pirámides egipcias hasta el Canal de Panamá.
Así, tenemos que reconocer que la industria de la construcción es altamente dependiente de las comunicaciones entre cliente, proveedor y los diversos grupos de interés (stakeholders), incluyendo asociaciones civiles, por lo que el diseño de sistemas de comunicaciones claros, oportunos y eficaces es la base fundamental de cualquier proyecto a ejecutar.
Con demasiada frecuencia, conforme los proyectos a ejecutar se trabajan mediante equipos multinacionales y en entornos multiculturales, los problemas de comunicación se incrementan y dejan de ser exclusivos de la relación cliente-proveedor o entre los diversos y heterogéneos grupos de interesados, pasando al ámbito interno del equipo del proyecto.
Evidentemente, el equipo del proyecto y su líder resultan el punto neurálgico de todas las comunicaciones, motivo por el cual es indispensable que el diseño del plan de comunicaciones deba de considerar la mitigación de cualquier potencial fuente de distorsión generada por la dinámica natural de los proyectos de construcción, la distancia entre las oficinas centrales y el sitio de la obra, el lenguaje técnico, los antecedentes
El Plan de Comunicaciones del proyecto, por lo tanto, se convierte en una herramienta indispensable y debe de considerar, con especial importancia, los documentos contractuales que suelen estar conformados por: el contrato, las condiciones generales y particulares, los documentos de diseño y cualquier otra documentación referenciada con requerimientos específicos sobre archivo y reportes.
El idioma del proyecto debe ser definido, así como cualquier necesidad específica de traducción oficial y, en caso de discrepancia, cuál versión es la que prevalece. Si bien es cierto esto puede, y debe, estar definido en el contrato, es posible que en proyectos internacionales el equipo del proyecto incorpore miembros nativos en idiomas no considerados en el contrato, por lo que el Plan de Comunicaciones debe resolver los asuntos relacionados al idioma tomando en consideración también los idiomas nativos de los miembros del equipo.
Dada la enorme cantidad y variedad de información que se genera y gestiona durante la ejecución de un proyecto, es indispensable asegurar que cada miembro del equipo y cualquier grupo de interés reciban la información específica que requieren y no más. De otro modo, la sobreabundancia de información impedirá el trabajo eficiente, ralentizándolo e impidiendo la toma de decisiones apropiadas y oportunas.
De manera adicional, es necesario reconocer que la industria de la construcción posee requerimientos específicos de documentación relativos a la mano de obra, el medioambiente, responsabilidad social y temas sociales que deben ser atendidos.
Para estos asuntos las matrices de comunicaciones y las listas de verificación (checklists) suelen ser de mucha ayuda.
La capacidad y habilidades de comunicación del líder del proyecto son esenciales. Se requiere desplegar una comunicación efectiva, con diversos grados de profundidad y ajustada al auditorio, con un equipo de proyecto muchas veces diverso y multicultural.
Se debe de reconocer cuando existe alguna carencia de habilidades en las comunicaciones con el fin de tomar oportunamente las medidas correctivas. El uso de personal especializado en traducción, así como los servicios profesionales de consultores en relaciones públicas y comunitarias suelen ser de mucha ayuda.
Dentro de la gestión de las comunicaciones no pueden dejar de tomarse en cuenta las reuniones. La definición de los tipos de reuniones necesarias, su frecuencia, los asistentes
y el uso de agendas y tiempos programados son de vital importancia para lograr eficiencia y proteger la productividad de los miembros del equipo.
Uno de los asuntos más delicados dentro del planeamiento de las comunicaciones de un proyecto de ingeniería es la definición de su flujo de información para la construcción, desde las solicitudes de información (requests for information - RFI) hasta las órdenes de cambio (change orders). El intercambio de información entre la oficina de diseño, la gerencia del proyecto, el contratista de construcción, los proveedores y el propietario puede afectar no solo el alcance del trabajo contratado, sino también los plazos comprometidos, con el riesgo de reclamos y conflictos. Por lo general los documentos contractuales definen mucho de la mecánica para el flujo de información y se debe de tener especial cuidado con el respeto a los tiempos de notificación y respuesta.
En ese flujo de información son especialmente útiles los reportes diarios. Esos documentos son registros diarios de condiciones de sitio sobre varios temas: condiciones climáticas, recursos en obra, trabajos en ejecución y avances logrados, ensayos, instrucciones recibidas, etc. Por lo general son de gran valor al momento de deslindar responsabilidades, cuantificar reclamos y sustentar causales de cambios de alcance y modificaciones del cronograma.
Otro tema de particular importancia es el aviso temprano o alerta temprana. En países latinoamericanos existe muchas veces la tendencia a no dar malas noticias y esperar hasta el último momento para notificar un riesgo, sin bien hay contratos que exigen de manera explícita la notificación temprana de alertas. Esto plantea graves problemas.
En realidad una alerta temprana es de mucha ayuda, pues permite que otros interesados tomen oportunamente medidas de mitigación propias o, al menos, evalúen su potencial implementación. Esto es parte del concepto de “equipo único”: El éxito de un proyecto es un éxito que comparten todos los interesados, mientras que el fracaso tendrá seguramente graves consecuencias para la mayoría, si no para todas las partes involucradas.
Finalmente, está el uso de la tecnología. Las tecnologías de la información y de las comunicaciones en el mercado de la ingeniería y de la construcción cubren todo el espectro de labores, desde el diseño y la construcción hasta la operación de las instalaciones. El uso de tecnología BIM (building information modeling) para integrar el diseño y su aplicación para VDM (virtual design and construction), así como aplicaciones de realidad virtual y softwares de planeamiento y control, gestión de riesgos y gestión de la información son tan solo la etapa más reciente de la humanidad en cuanto a mejorar su capacidad de actuar coordinadamente para lograr objetivos.
En épocas de cambio, cuando se necesita agilidad y economía a todo nivel, el uso de servicios especializados provee esa mezcla precisa de capacidad, efectividad y eficiencia que las organizaciones necesitan para triunfar
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