En el mercado de los proyectos de construcción, no es inusual que el área de Compras (o Logística) se encuentre bajo presión para obtener resultados sin ayuda de otras áreas. Parece como si pedir a Compras algo tan vago como "concreto" debiera ser suficiente para poner las cosas en marcha.
En realidad, la adquisición de bienes y servicios es más un esfuerzo de equipo que la responsabilidad únicamente del área de Compras. Es importante tener en cuenta las responsabilidades y capacidades específicas del área de Compras: colocar a tiempo los bienes o servicios solicitados en el lugar especificado y con las mejores condiciones comerciales.
“…colocar a tiempo los bienes o servicios solicitados en el lugar especificado y con las mejores condiciones comerciales.”
Eso ya es bastante. Compras debe desarrollar listas de proveedores aprobados en función de los bienes o servicios necesarios y verificar sus capacidades, preparar paquetes de licitación, gestionar y responder a preguntas técnicas y comerciales, preparar tablas de comparación, negociar condiciones comerciales y emitir órdenes de compra apropiadas o acordar contratos. Y todo esto debe hacerse a tiempo teniendo en cuenta que el personal de Compras no es, ni podría ser, especialista técnico en todos los diversos bienes y servicios que deben manejar.
¿Cómo pueden entonces los especialistas en compras cumplir con éxito su alcance de trabajo? La respuesta es: con método y organización, y con la participación de otras áreas clave de su organización.
La primera área clave es el área "Usuaria". Esta área Usuaria debe ser clara en el alcance del suministro necesario. Por lo tanto, es esencial que el área Usuaria desarrolle un documento completo y detallado del alcance del servicio/suministro, describiendo con absoluta claridad su solicitud.
Pero ese no es el final de la responsabilidad del usuario. De hecho, el área Usuaria se encarga de algunas otras secciones de lo que será el paquete de licitación: normas de supervisión, cronograma, procedimiento de reconocimiento de pagos y precios objetivo.
Las normas de supervisión son cruciales en los proyectos de construcción, esas normas definen cómo el staff del sitio, o de producción, verificará el trabajo físico realizado en el sitio, o qué tipo de acceso se requerirá para el supervisor, o para el activador en caso de mercancías.
Los requisitos de cronograma del servicio o entrega de suministros son olvidados fácilmente en algunos casos. Para el suministro de concreto o acero de refuerzo, por ejemplo, es fundamental preparar un cronograma que muestre las cantidades necesarias en el lugar a medida que avanza el plazo. Esto permite a los proveedores evaluar mejor sus capacidades, la forma óptima en la que pueden atender al proyecto y ofrecer la alternativa más económica.
A los proveedores, por supuesto, les gustaría saber el proceso que necesitarán seguir para obtener el reconocimiento por su trabajo. Por lo tanto, el área Usuaria debe preparar un documento que indique los criterios de reconocimiento de pagos para formar parte del paquete de licitación. En dicho documento se definirá la lista de los distintos elementos o servicios requeridos, sus correspondientes unidades de medida, así como el criterio para considerar que un elemento se ha entregado.
En proyectos de construcción, así como en otras áreas profesionales, es vital saber cuánto podemos gastar. Obviamente, cualquier área de compras debe comprometerse a obtener el precio más bajo con soporte técnico y las mejores condiciones comerciales, pero es muy recomendable tener un precio referencial para estar en la posición de evaluar las propuestas de los proveedores. Esto es importante porque esa información es útil, no solo como un "límite superior" para la adjudicación de proveedores o subcontratistas, sino porque ayuda a evaluar si algunas propuestas son demasiado bajas para ser consideradas como profesionales y confiables, o si nuestra organización tiene un problema con sus propias estimaciones de costos y la cantidad considerada en su propio contrato es inadecuada. El documento de precios objetivo es, por lo tanto, interno de la organización y sirve como una referencia importante para el área de compras, pero no es parte del paquete de licitación que se emitirá a los licitadores.
Luego, tenemos el área de Ingeniería, a cargo del paquete de ingeniería que contiene: planos, especificaciones técnicas, hojas de datos y todos los detalles técnicos para garantizar que el servicio o producto esté completamente descrito y definido sin duda alguna.
Los requisitos de aseguramiento y control de calidad (QA/QC) deben ser completamente revelados a todos los postores como parte del paquete de licitación, por lo que el departamento de QA/QC se encarga de preparar un documento específico para toda licitación. Los requisitos de QA/QC pueden tener un fuerte impacto en los precios, y los proveedores deben ser conscientes de esos requisitos con antelación para preparar propuestas confiables. El fracaso en la comprensión de los requisitos de QA/QC es una fuente de riesgo y disputas en los proyectos de construcción, pero esos problemas se evitan fácilmente mediante un documento de requisitos de QA/QC bien preparado para el proceso de licitación.
Los proyectos de construcción son fuentes de riesgos para la salud, la seguridad y el medio ambiente (HSE). El departamento de HSE se encarga de preparar un documento específico para formar parte del paquete de licitación. Esto es especialmente importante para los servicios de construcción y, dependiendo del tipo de proyecto, hay diferentes tipos de riesgos de HSE que deben abordarse según la ley aplicable. La ley es bastante severa con respecto a HSE en entornos de construcción y la protección del personal que trabaja en el sitio es de suma importancia, por lo que el documento HSE debe considerar la ley aplicable en la jurisdicción del sitio.
El área Legal se encarga de preparar y proporcionar una proforma de contrato, especialmente útil para los servicios. En el caso de mercancías, el documento legal puede limitarse a cláusulas destinadas a ser incluidas en las condiciones generales o especiales de compra. El uso de requisitos legales claros y proformas de contratos permite que las propuestas se adapten mejor al propósito y reduzcan la aparición de controversias durante la ejecución de los servicios.
Por último, pero no menos importante, el área de Compras se encarga de las Condiciones Comerciales, tanto generales como especiales y de la plantilla de la Orden de Compra. Las Condiciones Comerciales se desarrollan en estrecha coordinación con el área de Finanzas y Administración, y con el área Legal, y deben cubrir temas tales como período de valorización, tiempo de pago, tipo de desembolso, garantías, etc.
A continuación se muestra un cuadro que muestra las secciones y responsabilidades del paquete de compras propuesto:
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Tal como se muestra, el área Usuaria se encarga de integrar las primeras ocho secciones, desde el Alcance de Trabajo hasta los Precios Objetivo, y enviarlas a Compras.
Compras se encarga de preparar las Condiciones Comerciales y la Plantilla de Orden de Compra y compilar esas secciones con los paquetes recibidos del área Usuaria y del área Legal. A continuación, el área de Compras prepara la lista de proveedores y el proceso de licitación, incluida la invitación de los postores, la evaluación y comparación de propuestas, la recomendación de adjudicación a la gerencia, la negociación final y el cierre del acuerdo con el proveedor adjudicado.
Como consecuencia, está claro que el proceso de compras es realmente un esfuerzo de equipo y no hay manera de que un área de Compras pueda entregar efectivamente los bienes y servicios adecuados sin los insumos clave de otras áreas de la organización, especialmente del área Usuaria.
El área de Usuaria debe ser consciente de su propia importancia y responsabilidades. Sin un adecuado alcance de trabajo y suficiente detalle, incluyendo el plazo requerido para el suministro, ninguna área de Compras será capaz de tener éxito.
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