Con bastante frecuencia, algunos proyectos se acuerdan comercialmente sin una revisión adecuada del contrato. Otras veces, la característica técnica principal del proyecto no esta alineada con las capacidades técnicas del contratista. Peor aún, ambas situaciones pueden suceder simultaneamente.
Obviamente, siempre hay una primera vez para todo y un contratista tiene el derecho, incluso la obligación, de aprender, adquirir nuevas capacidades y expandirse hacia nuevos territorios. Pero eso no es de lo que estamos hablando. El problema que discutimos aquí es la gran responsabilidad en manos del area comercial.
Existe una primera vez para todo y un contratista tiene el derecho, incluso la obligación, de aprender y expandirse
La cuestión es que, debido a su enorme impacto en la empresa, el area comercial necesita ser supervisada de cerca por la alta dirección. El director comercial (CCO, por sus siglas en inglés) debe tener un conocimiento completo de las capacidades de la empresa, sus mercados previstos y sus políticas comerciales y contractuales. Esto incluye tener una idea sobre la capacidad de contratación y cómo y cuando se requiere que el area comercial obtenga autorización antes de emitir una propuesta.
El area comercial es la primera línea a cargo de la estrategia de la empresa. Esta area investiga el mercado y debe identificar oportunidades apropiadas, ya sea en línea con las capacidades actuales del contratista o con las capacidades previstas a adquirir, en los mercados previstos y dentro de la capacidad de contratación de la empresa.
Deberían emitirse pautas de la alta dirección detallando los mercados objetivo, el tipo de trabajo previsto a realizar, el rango de cantidades de contrato que la empresa puede manejar e incluso el tipo de cliente. Puede ser realmente diferente tratar con una empresa minera privada en comparación con una entidad pública o con una agencia multilateral internacional.
Los criterios para solicitar aprobación previa antes de comprometer los recursos de la empresa para preparar una propuesta también deben ser comprendidos, así como el proceso de revisión y aprobación de la propuesta y las características que pueden levantar una "bandera roja" en una oferta.
Las disposiciones contractuales del cliente incluidas en el paquete de información de la oferta pueden ser la causa de las alertas rojas. Por lo tanto, es necesario que el representante comercial a cargo de la oportunidad se familiarice con el borrador del contrato e incluya algunos comentarios antes (¡con suerte!) de enviarlo al area legal para su revisión.
Algunas de las instrucciones o expectativas del cliente incluidas en el paquete de información técnica, como un tiempo de entrega extremadamente corto o requisitos técnicos especiales, también pueden ser motivos de alerta. Sin embargo, esas características difícilmente podrían ser detectadas por el area comercial, por lo que debería ser obligación del area técnica a cargo de la propuesta detectar tales situaciones e informarlas al area comercial para una evaluación integrada.
Se deberían llevar a cabo presentaciones comerciales regulares ante la alta dirección para resumir las oportunidades comerciales actuales, su estado y posibles alertas, y discutir si algunas de esas oportunidades deberían ser abandonadas o si la empresa hara un esfuerzo consciente e integrado para adquirir las capacidades y recursos necesarios, y asegurar los medios financieros para perseguir cualquier oportunidad desafiante. Sea cual sea la decisión, el riesgo debe ser evaluado adecuadamente y la aprobación de la alta dirección emitida formalmente.
Finalmente, el area comercial y el CCO deberían ser responsables de su labor y de las consecuencias de no analizar, evaluar y obtener la aprobación para las oportunidades señaladas con banderas rojas, o la falta de detección de riesgos debido a no seguir un procedimiento adecuado existente.
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