Es un tema peliagudo, he encontrado muchos clientes que desde la primera reunión dijeron, clara y directamente, “no queremos adicionales”. Más aún, un cliente envió un modelo de contrato en el cual se pretendía que mi representada, en ese momento el contratista ganador de la buena pro, declarara que “renunciaba a cualquier solicitud de adicionales o ampliaciones de plazo por cualquier y todo concepto”.
He estado también del otro lado, representando al propietario y viendo cómo todo el sistema contractual se preparaba con el fin de evitar en lo posible el incremento del monto y del plazo del contrato. Es más, en alguna ocasión el asesor legal - socio de un bufete muy reconocido - de nuestra parte, pues éramos el propietario y su agente, le dijo “No queremos adicionales.” - Casi cualquier cliente que conozco expresamente al contratista con el que negociábamos: “la construcción se cataloga en la misma categoría que los juegos de azar”. Esto no me lo contó nadie, lo viví y me quedó grabado indeleblemente. Nunca investigué si algo así podía ser cierto o era simplemente una posición negociadora, pero lo que me marcó fue la soltura con la que el abogado se lo espetó al contratista. Habiendo sido contratista durante buena parte de mi carrera, la expresión me golpeó. Sentí verdaderamente dolor dentro del pecho.
Inicié mi carrera en un departamento técnico, diseñando y presupuestando. Es una tarea generalmente ardua. Si el proyecto está completamente diseñado, lo importante es calcular adecuadamente las cantidades y conseguir buenos precios, además de estimar apropiadamente la mano de obra y equipos. Cuando el proyecto no está muy desarrollado y el cliente desea que el postor incluya el diseño y asuma el riesgo de fallas (todo dentro del plazo del concurso), el tema se pone realmente peligroso. Esos son los famosos proyectos EPC (Engineering, Procurement and Construction) y, sobre todo cuando el cliente los licita a Suma Alzada, la idea es que el precio y plazo del postor incluyan todo y no exista posibilidad de presentar adicionales.
Ahora bien, ¿es realmente posible ejecutar un proyecto que no tenga adicionales? Me veo en la necesidad de sostener que no es imposible, pero sí altamente improbable, y pasaré a explicar la razón.
La única manera de que un proyecto no tenga adicionales (incluyo aquí el concepto de ampliaciones de plazo) es que se cumplan algunas condiciones: (i) el diseño está completo y es perfecto, no tiene falla o carencia alguna y lo ha previsto todo, (ii) el propietario no introduce cambio alguno durante la ejecución, (iii) el propietario está en capacidad, y logra, cumplir perfectamente todas sus obligaciones, desde la entrega del terreno e información, hasta la absolución de toda consulta o trámite dentro de los plazos y la puesta a disposición, oportuna y en terreno, de cualquier suministro de su responsabilidad; y (iv) no existen o aparecen condiciones técnicas imprevistas, usualmente incontrolables, en el terreno, clima o con los vecinos. Puede haber alguna que otra más, pero estas son las más importantes.
Nótese que ninguna de las condiciones mencionadas se relaciona con el ejecutor. Eso tiene una explicación simple, no importa qué dificultades o problemas tenga el ejecutor, ellas son parte de su responsabilidad, motivo por el cual ninguna de ellas le dará derecho a un adicional. Hago esta aclaración porque ha sido un denominador común que los clientes respondan al contratista que no entienden cómo los reclamos y pedidos de adicionales o ampliaciones de plazo nunca mencionan los problemas del contratista.
Como es fácil apreciar, difícilmente se darán todas las condiciones, incluso en un EPC. Sobre los EPCs hay más tema para discutir, pero eso será materia de otro artículo.
Lo fundamental aquí es discutir si los adicionales son positivos o no. En rigor, si surge la necesidad de un adicional, es que dicho trabajo resultó necesario y positivo para el proyecto. Sin embargo, suele suceder que el propietario es reacio a gastar más de lo que originalmente supuso y prefiere buscar alguna forma de que sea el contratista quien cargue con ese costo extra, además de considerar que el costo adicional solicitado por el contratista es mayor al necesario.
En este escenario, sobretodo cuando el trabajo es indispensable para continuar la ejecución del trabajo, el contratista busca una aprobación rápida porque una demora lo impactará en sus gastos generales y generalmente presume que el cliente, sea cual sea el número que presente, reconocerá únicamente una fracción del mismo - si es que lo reconoce - sin importar demasiado qué tan bueno y claro sea el sustento; motivo por el cual se sentirá impulsado a presentar un número mayor al estrictamente necesario.
Vemos aquí una “profecía autocumplida”, el cliente piensa que recibirá un número o plazo excesivo y estará tentado de no reconocerlo o reducirlo al mínimo posible; mientras que el contratista, esperando esa reacción, efectivamente presentará valores, plazos o ambos sobreestimados.
Las raíces de los adicionales están generalmente en la falla de una o más de las cuatro hipótesis antes mencionadas: (i) los diseños no son completos o perfectos, (ii) el propietario introduce cambios, (iii) el propietario tiene algún problema con una o más de sus responsabilidades o (iv) aparece algún imprevisto en el terreno (roca no esperada, por ejemplo), clima, etc.
Nada de esto es necesariamente “malo” o merece un “culpable”. Metodologías tales como VDC (Virtual Design and Construction) van mejorando los diseños, pero la perfección no existe. Es además natural y muchas veces positivo que el cliente introduzca cambios que mejoran algún aspecto del proyecto y que, si bien generan un aumento de costo en la construcción, probablemente permitan ahorros importantes durante el ciclo de vida de la inversión, vista como conjunto.
El asunto aquí, como en todo, es quién paga la factura, quién asume el costo de las variaciones en la construcción. La realidad es que, como en cualquier campo, el cliente lo paga todo, salvo que se trate de un error del ejecutor. Los errores o demoras del ejecutor o de cualquier proveedor suyo no generan derecho a solicitar adicionales o ampliaciones de plazo.
Si algo faltaba en el diseño, de haberse corregido dicha falta, desde el inicio el proyecto hubiera tenido un costo mayor. El adicional habría “surgido de manera previa” a la selección del contratista.
Un error en el diseño es algo más complejo. Si se detecta a tiempo y no genera retrabajos en obra, el costo de modificar el diseño lo puede y debe asumir el diseñador y el cambio en obra (no retrabajo), si hubiera alguno, lo debe absorber el propietario. Ahora bien, ese cambio puede ser incluso un deductivo. Pero si el error no se detecta a tiempo y causa retrabajos en campo, el problema es que raramente un diseñador tendría la capacidad de cubrir esos costos. Puede haber y habrá algún tipo de penalidad hacia el diseñador, pero el saldo de costo, que será la mayor parte, terminará cubriéndolo el cliente, simplemente por capacidad económica.
El caso de cambios introducidos por el propietario es el más claro normalmente. El concepto del adicional difícilmente se discute y todo se reduce a negociar los impactos, considerando la “profecía autocumplida” de reconocer solo una fracción porque el efecto reclamado viene sobrevalorado.
Finalmente están las condiciones de campo, incluyendo el terreno, clima, vecinos y temas similares. He visto discusiones innecesarias porque apareció roca al excavar que no se indicaba en el estudio de suelos, pero el contratista hizo visita de obra antes de cotizar y se entiende que allí se familiarizó, o debió hacerlo, con el emplazamiento de la obra.
Desde hace algunos años se está introduciendo una nueva familia de contratos de obra que se manejan bajo un concepto de colaboración entre el propietario y el ejecutor.
El concepto general es que la obra se trabaja con “libros abiertos”, el cliente cubre todos los costos y el ejecutor gana un honorario. Se trabaja el diseño con las mejores herramientas disponibles, incluyendo VDC, se realizan las obras tempranas con sistemas flexibles dando tiempo a completar el diseño, y cualquier adicional se analiza en conjunto. El cliente cubre todos los costos, además de existir premios y penalidades hacia el ejecutor, pero solo contra su honorario. Es decir que el ejecutor, en el extremo, puede perder su honorario, pero todos los costos quedan cubiertos, por lo que no tiene riesgo de pérdida. Por su lado, el propietario ve los costos reales y deja de incurrir en el riesgo de costos sobrevalorados por cualquier cambio.
Estoy convencido de que ese es el camino: el propietario tiene una necesidad y contrata a un especialista para que la resuelva de manera técnica y con los costos reales abiertos, a cambio de un honorario razonable, pero es el propietario quien cubre todos los costos. Las partes se reparten las tareas y los riesgos sobre la base de cuál está en la mejor posición para asumirlos.
En resumen, el problema no es ni nunca ha sido la aparición de adicionales, el problema ha sido, tradicionalmente, la forma antagónica de la relación entre propietario y cliente; el secretismo en los costos que obliga a una parte a sobrecargarlos y a la otra a recortarlos, ambas a ciegas de lo que pasa en la otra parte de la mesa; y el miedo de cada una de las partes: el propietario tiene miedo de excederse de su presupuesto y el contratista tiene miedo de entrar en pérdida.
Los adicionales no son ángeles ni demonios, simplemente son. El secreto es migrar a una forma de trabajo que considere a las partes como un único equipo: el propietario que sabe lo que quiere, el qué, y el ejecutor que sabe hacerlo, el cómo.
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